Después de estos duros años de aislamiento social y restricciones, la manera en la que nos relacionamos ha cambiado, creando así un nuevo nicho de mercado en el sector. Actualmente estamos ante una nueva era digitalizada caracterizada por la transformación y la adaptación a los nuevos cambios sociales.
De la aceleración digital que hemos experimentado estos últimos años, han surgido diversas opciones a explotar como los “eventos virtuales”. Una nueva forma de enfocar el sector de la organización de eventos, donde las agencias pasarán de gestionar un solo medio, que sería el evento presencial, a completar la experiencia combinándolo con eventos virtuales, donde habrá infinitas posibilidades de estrategia empresarial. Pero para saber gestionar bien una agencia de eventos es necesario estructurar tu plan para una agencia de eventos óptimo, ya que será la clave para llevar a cabo tu emprendimiento de forma satisfactoria.
Repasa todos los tips que mencionamos a continuación de una forma detallada. Te damos todas las claves para que organices eventos como un profesional.
¿Cómo es el futuro de las empresas de organización de eventos?
El futuro de los eventos hace hincapié en la hibridación. Se alternará y gestionará de forma estratégica el formato de eventos presenciales y virtuales. Los formatos “streaming” y “webinar” seguirán teniendo su peso, cumpliendo su cometido formativo y comunicativo.
Los eventos presenciales serán más pequeños, cortos y preferiblemente en espacios amplios y abiertos. También serán cada vez más ecofriendly, teniendo en cuenta la sostenibilidad a la hora de organizarlos.
Si hablamos de marketing de eventos, generar una experiencia única, donde dejemos huella a través de todos los sentidos e interactuemos, será un punto imprescindible para conectar con nuestro público.
¿Cómo empezar a emprender tu negocio de organización de eventos?
Proyecto y objetivos
Empieza tu proyecto y fija tus objetivos desde una base. Estudiar y adquirir conocimientos sobre lo que queremos emprender será el primer paso. Tener en cuenta cómo la organización y la gestión del tiempo, la creatividad, el marketing y las relaciones públicas son factores importantes a conocer antes de emprender.
Situación y perspectivas del sector
Estudiar previamente la situación del mercado y especializarnos en algún área dentro del sector nos ayuda a conocer mejor las perspectivas del sector. Al iniciar es importante tener claro nuestra misión y visión y mantener el objetivo principal de la empresa.
Mercado y competencia
Siempre recomendamos especializarnos en algún área dentro del sector, lo recomendable es enfocar nuestro negocio en un tipo de reuniones y hacernos expertos profesionales dentro del sector. Al iniciar es importante tener claro nuestra misión y visión en el mercado y mantener el objetivo principal de la empresa.
Un organizador debe saber cómo desenvolverse en el mercado y saber que ofrece su competencia, estudiarla y ver las oportunidades que aprovechan y qué detalles han dejado de lado o están aun sin explorar. Estar a la orden del día en nuestro sector y satisfacer las exigencias de nuestros clientes será un punto clave.
Servicios y productos
Una vez establecido el plan, tener una gran red de proveedores que ofrezcan todas las necesidades de nuestros servicios es lo que hará que nuestro negocio coja forma, entre ellos proveedores de catering, escenarios, carpas, sonido, etc. Tendremos que contar con una amplia red de proveedores para fiestas y eventos y comparar precios entre ellos para definir tarifas.
Marketing
Será importante estudiar y trazar un plan de marketing donde se definan todos los objetivos para mejorar la comercialización de nuestro servicio y darnos a conocer.
Plan de ventas
Desarrollar un plan de ventas es un paso fundamental donde estableceremos todas nuestras estrategias. Nos permitirá conocer la viabilidad de una idea, establecer ciertos objetivos y llevar un seguimiento del proceso.
Organización y recursos humanos
Contar con perfiles cualificados en el departamento de recursos humanos y una previa organización conseguirá el éxito de la empresa. En él se detallarán los perfiles cualificados y necesarios para desarrollar la actividad empresarial y todos los pasos a seguir para formar la plantilla de trabajo.
Aspectos legales y societarios
En este punto se hará referencia a los elementos normativos, jurídicos o legales de una empresa. Se estudiarán los trámites y procesos que debe realizar una empresa para obtener los permisos y documentos necesarios.
Establecimiento e inversiones
Es importante ser conscientes de cómo cubrir los gastos para obtener ganancias y establecer una tarifa inicial donde nos quede un porcentaje considerable de beneficio. Para conseguir inversiones para nuestro proyecto podemos acudir a eventos networking o plantear nuestra empresa a una aceleradora de negocios / incubadora.
Previsión de resultados
Llevar un análisis de las ganancias de la empresa y medir los resultados nos permitirá saber cuál será la rentabilidad a corto, medio y largo plazo. Este análisis nos ayudara a marcarnos unas metas realistas y alcanzables para el futuro.
Plan de financiación
En este paso se realizará un análisis económico – financiero de la empresa en el momento actual y en base a ello estudiar las posibilidades y necesidades de inversión y financiación.
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